Integritets- och personuppgiftspolicy (GDPR)

Personuppgiftsinformation

Introduktion

Nedan hittar du information om hur Eterni Sweden AB behandlar personuppgifter.
Eterni Sweden AB ansvarar för behandlingen av personuppgifter enligt denna information.

Alla frågor gällande behandlingen av personuppgifter kan ställas till:
Eterni Sweden AB
Org.nr: 556863-7283
Storgatan 14,
352 31 Växjö
e-post: post@eterni.se

I denna personuppgiftsinformation hittar du information om ändamålen för vår behandling av personuppgifter, hur vi lagrar uppgifterna, när och hur uppgifterna kan delas med tredje part samt vilka rättigheter du har som registrerad.

Våra behandlingsaktiviteter:

När du kontaktar oss
När du kontaktar oss, exempelvis via vår webbplats, chatt, e-post eller telefon, kan vi behandla personuppgifter om dig. I de flesta fall samlar vi in kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress, telefonnummer och anledningen till att du kontaktar oss. Relevant information som du lämnar vid telefonsamtal och e-postkorrespondens kan sparas om det är relevant och nödvändigt.

Syftet med behandlingen av dina personuppgifter är att kunna besvara din förfrågan samt att lagra information som kan vara relevant i samband med anledningen till att du kontaktade oss. Grunden för denna lagring och behandling finns i artikel 6 (1) (f) i GDPR.

När du skapar en profil som arbetssökande via vår webbplats eller app

När du skapar en profil som arbetssökande via vår webbaserade jobbportal eller app måste du ge ditt samtycke för att vi ska kunna kontakta dig om vi hittar en matchning mellan dig, dina jobbönskemål och en möjlig tjänst. I samband med detta lagrar och granskar vi den information du lämnar, vanligtvis namn, kontaktuppgifter, utbildning, relevant erfarenhet, eventuellt kön, eventuellt porträttfoto samt annan information som finns i din ansökan och ditt CV.

I vissa situationer kan vi söka information om dig via sociala medier eller andra offentligt tillgängliga forum. Dessutom kan vi lagra anteckningar om de samtal vi eventuellt har med dig, inklusive faktiska anställningsintervjuer. För vissa tjänster kan det vara nödvändigt att genomföra ett personlighetstest, lämna in ett utdrag ur belastningsregistret och/eller låta oss göra en referenskontroll med dina tidigare arbetsgivare. Om du accepterar detta innebär det också att vi kan lagra och behandla den information vi får framöver.
Om vi hittar en potentiell jobbmatch kommer vi att vidarebefordra viss information till vår kund/användarföretag. Du kommer alltid att ha möjlighet att tacka nej till att bli övervägd för ett specifikt jobb innan vi vidarebefordrar informationen.

Om du inte längre önskar få jobberbjudanden kan du inaktivera din profil. Vi kommer dock att fortsätta lagra viss information om dig, exempelvis i syfte att kunna besvara eventuella frågor du kan ha om varför du inte blev övervägd för ett specifikt jobb. Grunden för denna lagring och behandling finns i artikel 6 (1) (f) i GDPR. Om du slutar logga in på din profil kommer vi att betrakta din profil som inaktiv två år efter senaste inloggning. Vi skickar ett e-postmeddelande innan vi inaktiverar din profil.
Vi raderar vanligtvis alla uppgifter vi har om dig senast två år efter din senaste aktivitet.

När du rekryteras för en tjänst hos en av våra kunder
I en rekryteringsprocess lagrar och granskar vi den information du lämnar till oss, vanligtvis namn, kontaktuppgifter, utbildning, relevant erfarenhet, eventuellt kön samt annan information som finns i din ansökan eller ditt CV.
I vissa fall kan vi söka information om dig via sociala medier eller andra offentligt tillgängliga forum.
Dessutom kan vi lagra anteckningar från samtal vi har haft med dig, inklusive faktiska anställningsintervjuer. För vissa tjänster kan det vara nödvändigt att genomföra ett personlighetstest, lämna in ett utdrag ur belastningsregistret och/eller låta oss göra en referenskontroll med dina tidigare arbetsgivare. Om du accepterar detta innebär det också att vi kan lagra och behandla informationen framöver.
Om du erbjuds anställning hos en av våra kunder baserat på vår rekryteringsprocess, överför vi informationen vi har samlat in om dig under rekryteringsprocessen till din framtida arbetsgivare.
Vi lagrar också informationen vi har om dig under en period därefter, vanligtvis 24 månader. Grunden för denna lagring och behandling finns i artikel 6 (1)(f) i GDPR.

När du är anställd som konsult/inhyrd arbetstagare
När du är anställd som konsult/inhyrd arbetstagare behöver vi behandla och lagra en mängd information om dig och din anställning. Detta är nödvändigt för att säkerställa att du får rätt lön och arbetsvillkor i allmänhet. Vi behandlar exempelvis följande information: namn, adress, personnummer, anställningsförhållande, lönenivå, pensionsordning, arbetstider, tidsregistrering, sjukfrånvaro, skatteförhållanden samt medborgarskap och/eller uppehålls- och arbetstillstånd. Grunden för denna behandling finns i artikel 6 (1) (a, b & c) i GDPR.
Om du har genomfört ett personlighetstest och lämnat in ett utdrag ur belastningsregistret, vilket kan vara nödvändigt för vissa tillfälliga arbeten, lagrar vi även dessa.
Slutligen lagrar vi relevant korrespondens vi har haft med dig samt anteckningar från samtal vi har haft under din anställning, inklusive information om anledningen till att din anställning avslutades. Den rättsliga grunden för denna behandling kan, beroende på innehållet, finnas i artikel 6 (1) (f) i GDPR.
Vi delar viss information om dig med kunden/kunderna där du är tillfälligt anställd. Detta kan exempelvis röra information om din profil och dina kompetenser, samt arbetstider, tidsregistrering och sjukfrånvaro. Kunden/kunderna kan också dela information med oss, inklusive information om ditt beteende, eventuell frånvaro, etc.
Vissa kunder kan kräva att vi tillhandahåller dokumentation för att visa att en konsult hos kunden får korrekt lön och har relevanta tillstånd för att arbeta i Danmark. Om vi mottar sådana förfrågningar vidarebefordrar vi relevant dokumentation till kunden, vanligtvis i form av lönebesked, kopia av pass och/eller arbetstillstånd.
När din anställning som konsult/inhyrd arbetstagare avslutas, lagrar vi din information i fem år fram till slutet av kalenderåret efter din sista löneutbetalning. Vi lagrar dina uppgifter eftersom vi är skyldiga att göra detta enligt gällande bokföringsregler. Vi sparar också viss information för att kunna besvara eventuella framtida frågor om din anställning och orsaken till att den avslutades. Grunden för denna lagring och behandling finns i artikel 6 (1) (c & f) i GDPR.

När du är anställd som konsult/inhyrd arbetstagare– bemanningspool eller vid behov
När du är anställd som konsult/inhyrd arbetstagare (vid behov eller i en bemanningspool) behandlar och lagrar vi samma information som när du är anställd som en vanlig konsult/inhyrd arbetstagare. Läs mer under ”När du är anställd som konsult/inhyrd arbetstagare”.
Utöver detta lagrar vi information om dina önskade arbetspass och försöker matcha dessa med våra kunders behov. Du kommer att få information om möjliga arbetspass via e-post, sms eller som ett meddelande i vår app. När du bekräftar att du tar ett erbjudet arbetspass lagrar vi också information om detta. Grunden för denna behandling finns i artikel 6 (1) (b & f) i GDPR.

När du registrerar dig hos vår jobbagent
Du kan registrera dig hos vår jobbagent och välja vilka typer av jobbannonser du vill få information om.
Du kan välja att endast ange en e-postadress och specificera dina preferenser. När du är registrerad hos vår jobbagent skickas jobbannonser som matchar dina önskemål till den angivna e-postadressen.
Om du slutar logga in på din profil betraktar vi din profil som inaktiv två år efter den senaste inloggningen. Vi skickar ett e-postmeddelande innan vi inaktiverar din profil.
Vi raderar vanligtvis all data vi har om dig senast två år efter din senaste aktivitet.

När du tillhandahåller eller köper frilans- eller konsulttjänster
Om du registrerar dig som frilansare eller använder våra frilans- eller konsulttjänster kan vi spara kontaktuppgifter om dig och dina kunder som du lämnar till oss. Exempel på kontaktuppgifter som vi samlar in är namn, adresser, telefonnummer och e-postadresser. Om du vill att vi ska förmedla uppdrag till dig som frilansare kan vi samla in information om din arbetslivserfarenhet, kompetens, CV och annan relevant information som du väljer att dela med oss för att kunna genomföra ett frilansprojekt. Vi sparar även personnummer och bankuppgifter för att kunna betala för utförda tjänster. Utvärderingar eller feedback från kunder sparas om det anses nödvändigt för att erbjuda framtida frilansprojekt.
Vi behandlar också kontaktuppgifter för privatpersoner eller kontaktpersoner hos företag som använder frilans- eller konsulttjänster. Denna information tillhandahålls vanligtvis av frilansaren i samband med att faktureringsinformation lämnas via vår webbplats. Informationen omfattar i regel kontaktuppgifter som namn, telefonnummer och e-postadress, samt uppgifter om befattning och arbetsgivare. Kommunikation och avtal där vi är involverade behandlas också.
Syftet med att behandla dina personuppgifter som frilansare eller mottagare av frilanstjänster är att underlätta personaladministration, exempelvis för att betala för utförda tjänster, ersätta kostnader, beräkna skatteavdrag och så vidare. Grunden för denna behandling finns i artikel 6 (1) (a, b & c) i GDPR.

När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev
Du kan anmäla dig till vårt nyhetsbrev och därmed ge ditt samtycke till att vi skickar nyhetsbrev med artiklar, insikter i ärenden samt inbjudningar till seminarier och evenemang relaterade till våra bemannings- och rekryteringstjänster.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke via länken längst ner i nyhetsbrevet.

När du besöker vår webbplats
När du besöker vår webbplats och/eller vår webbaserade jobbportal samlar vi in information om dig med hjälp av cookies som registrerar ditt beteende på vår webbplats.
Syftet med att behandla information om dig via cookies är att erbjuda en relevant och intressant webbplats som fungerar som den ska.
Cookies innehåller information om dig och hur du använder vår webbplats, exempelvis IP-adress, webbläsartyp, söktermer, nätverksplats, tidpunkten för ditt besök, vilka sidor du besökt och hur länge du varit på dem. Du väljer själv vilka typer av cookies du samtycker till, men nödvändiga cookies kan inte väljas bort. Du kan när som helst visa och ändra ditt samtycke till cookies eller blockera dem i din webbläsare.
Du kan hantera ditt samtycke och läsa mer om vilka cookies vi använder i vår cookie-banner, som presenteras för dig första gången du besöker vår webbplats. Cookie-bannern kan du alltid hitta igen genom att klicka på cookie-ikonen längst ner till vänster på vår webbplats.
Grunden för ovanstående behandlingar är ditt samtycke enligt artikel 6 (1) (a) i GDPR. För nödvändiga cookies tillämpas dock regeln om berättigade intressen enligt artikel 6 (1) (f) i GDPR, eftersom vi behandlar denna information för att kunna erbjuda dig en fungerande webbplats.
Sessionscookies raderas så snart du lämnar webbplatsen. Permanenta cookies sätts för en viss tid och raderas när denna tid löper ut, eller tidigare om du återkallar ditt samtycke. Varaktigheten för dessa perioder anges i cookieöversikten i vår cookie-banner. Om du samtycker till marknadsföringscookies kommer vi att behålla dokumentation om detta samtycke i minst två år efter att det återkallats.
Om du vill ändra eller återkalla ditt samtycke kan du göra det via vår cookie-banner. Du hittar cookie-bannern genom att klicka på cookie-ikonen längst ner till vänster på vår webbplats.

När du är representant för vår kund, leverantör eller annan part
Om du är anställd hos en av våra kunder, leverantörer etc., kan det vara nödvändigt för oss att behandla dina personuppgifter. Denna information är vanligtvis kontaktuppgifter, såsom ditt namn, telefonnummer och e-postadress, samt uppgifter om din befattning och arbetsgivare. Annan information som du delar med oss eller som uppstår i vår kontakt med dig behandlas om det anses nödvändigt för ändamålet. Detta inkluderar information som vi får via telefon, e-post, vår webbplats, sociala medier, evenemang, försäljningsaktiviteter och andra kommunikationssituationer.
Syftet med att behandla personuppgifter för registrerade kontaktpersoner hos kunder är främst att kunna leverera våra tjänster, följa upp affärsrelationen och/eller genomföra andra försäljningsaktiviteter.

Om ditt foto används i marknadsföring
Ibland anlitar vi individer för att medverka i marknadsföringskampanjer. Om du är anställd och får lön/arvode för detta innebär det att vi har rätt att använda inspelningar (video eller foto) för marknadsföring i framtiden. Mer information om detta framgår av avtalet. Vi sparar och behandlar även annan information om dig för att kunna betala korrekt lön/arvode, inklusive löneinformation, personnummer, skatteuppgifter etc. Grunden för denna behandling finns i artikel 6 (1) (b & c) i GDPR.
Vi kommer att spara viss information om dig i 5 år fram till slutet av nästa kalenderår efter din sista löneutbetalning. Detta görs bl.a. eftersom vi är skyldiga att spara viss information och bilagor enligt gällande bokföringsregler. Vi kommer också att spara information om avtalsrelationen med dig och vår betalning för detta så länge vi anser att det kan vara relevant att använda inspelningarna för marknadsföringsändamål. Grunden för denna lagring och behandling finns i artikel 6 (1) (c & f).
I vissa situationer ber vi om ditt samtycke för att använda inspelningar, filmer och/eller fotografier av dig i marknadsföringssyfte. Av samtyckesförklaringen framgår hur länge vi förväntar oss att behålla materialet. Grunden för denna behandling är därmed ditt samtycke, enligt artikel 6 (1) (a) i GDPR.
Om du vill återkalla ditt samtycke behöver du bara skicka ett e-postmeddelande till oss (se kontaktuppgifter nedan), gärna med ditt fullständiga namn och vilken inspelning du medverkar i. I vissa fall kan det vara nödvändigt att du identifierar dig med en bild-ID för att vi ska kunna säkerställa att vi raderar rätt material.
Återkallandet påverkar inte lagligheten av den behandling som redan har ägt rum.

Sociala medier
Vi har skapat sidor på sociala medier som Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter och YouTube. Vi använder dessa sidor för att marknadsföra vårt företag och rekrytera kandidater. På våra sidor använder vi plug-ins och verktyg för sociala medier för att förbättra funktionaliteten och analysera trafiken på sidorna. Vi publicerar ibland externa länkar på våra sociala mediesidor, exempelvis till våra egna webbplatser, för att ge användare av våra tjänster möjlighet att läsa om ämnen relaterade till vårt arbete, se lediga tjänster som kan vara relevanta för dem, lära sig mer om våra tjänster, öppettider eller annan information som vi tror att våra följare eller målgrupper kan finna användbar, intressant eller informativ. Grunden för att ha företagsprofiler i sociala medier är en avvägning av intressen.
Genom att interagera med andra användare, publicera inlägg och/eller dela inlägg kopplade till våra tjänster får vi tillgång till den information som du delar. Vi vill påpeka att detta är offentlig information och att allt som du publicerar eller delar kan ses av andra. Denna information kan raderas av den som har publicerat den. Observera att det är frivilligt att gilla, följa eller interagera med våra sidor på sociala medier.
Vår användning av sociala medier ger oss tillgång till verktyg för analys och statistik från respektive tjänst (page insights). Dessa verktyg visar endast anonymiserad statistik och ger oss inte tillgång till personligt identifierbar information. I vissa fall kan vi använda denna information via sociala mediekanaler för att visa dig riktade annonser.
Observera att Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube och liknande plattformar använder cookies och andra spårningsmekanismer för att anpassa sidans innehåll och nå rätt målgrupp med olika annonseringskampanjer. Det är möjligt för enskilda användare att ändra inställningarna för detta, och vi rekommenderar att du granskar denna information. Vi rekommenderar också att du läser integritetspolicyn för respektive plattform och anpassar cookies efter dina egna sekretesspreferenser.

Säkerhetsåtgärder – så skyddar vi dina personuppgifter
Vi har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att vår behandling av personuppgifter är skyddad mot oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust, ändring samt obehörigt avslöjande eller spridning. Detta inkluderar bland annat fysiska och tekniska säkerhetsåtgärder såsom åtkomstkontroll, videoövervakning, lösenord och kryptering, samt kontinuerlig säkerhetskopiering av data. Våra anställda får instruktioner om hur de ska behandla personuppgifter, och vi har antagit interna riktlinjer för hur man ska agera vid en säkerhetsincident som rör personuppgifter.
Vi har även gemensamma funktioner inom Edda Group som hanterar olika uppdrag för olika enheter inom koncernen. Dessa funktioner agerar som våra personuppgiftsbiträden och följer våra instruktioner vid hantering av data.

Information som vi delar inom Edda Group
Om du aktivt har uttryckt intresse för att få jobberbjudanden från andra enheter inom Edda Group, kommer vi att dela relevant information från din profil med dessa enheter. Syftet med detta är att möjliggöra för dem att kontakta dig med relevanta jobberbjudanden.

Så här inaktiverar du din profil
Om du inte längre önskar att bli kontaktad med möjliga jobberbjudanden och därmed vill återkalla ditt samtycke kan du enkelt göra detta genom att inaktivera din profil. Du kan också välja att enbart avböja att få jobberbjudanden via e-post och/eller att bli kontaktad med specifika jobberbjudanden via e-post.
Även om du inaktiverar din profil kan vi fortfarande behöva lagra viss information om dig. Lagringstiden beror på om du har ansökt till specifika jobb och/eller om du har varit anställd som konsult/inhyrd medarbetare och mottagit lön från oss.

Dina rättigheter
Rätt att få tillgång till uppgifter (insynsrätt)
Du har rätt att få insyn i de uppgifter vi behandlar om dig, samt ytterligare information.
Observera att du kommer kunna se de flesta av de uppgifter vi behandlar om dig på din profil i Emply.

Rätt till rättelse
Du har rätt att få rättade uppgifter som är felaktiga.
Rätt till radering (rätten att bli glömd)
I vissa fall har du rätt att få uppgifter om dig raderade innan den tidpunkt då vi själva skulle ha raderat dina uppgifter.

Rätt till begränsning av behandling
Du har i vissa fall rätt att få behandlingen av dina uppgifter begränsad. Om du har rätt att få begränsad behandling får vi framöver endast behandla uppgifterna – förutom för lagring – med ditt samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga krav eller för att skydda en person eller viktiga allmänna intressen.

Rätt att göra invändning
Du har i vissa fall rätt att göra invändning mot vår annars lagliga behandling av dina personuppgifter.

Rätt att återkalla samtycke
Om Edda Groups behandling av personuppgifter är baserad på ditt samtycke, har du rätt att återkalla samtycket. Om du återkallar samtycket kommer vi från det ögonblick samtycket återkallas att upphöra med vidare behandling av dina personuppgifter. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av den behandling som har skett.

Kontaktuppgifter
Om du vill utöva dina rättigheter kan du kontakta os:
Eterni Sweden AB
Org.nr: 556863-7283
Storgatan 14,
352 31 Växjö
e-post: post@eterni.se

Möjlighet att klaga
Du har möjlighet att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi behandlar dina uppgifter i strid med reglerna. Du kan läsa mer om detta på IMY’s webbplats.https://www.imy.se/privatperson/utfora-arenden/lamna-ett-klagomal/

Ändringar i integritetsinformationen
Vi förbehåller oss rätten att ändra denna integritetsinformation. Ändringar kan ske vid betydande förändringar i lagstiftning, införande av nya tekniska lösningar, nya tjänstekoncept och liknande. Dessutom kan vi justera texten språkligt eller innehållsmässigt vid behov.